デスク周りから綺麗にする

3S活動や5S活動の
考え方や進め方を理解する上で
まずはデスク周りから始める職場って
結構いらっしゃいますし
実はとても有効です

なぜなら改善活動を継続するためには
成功体験を積み重ねて組織として
その成果を喜んで受け入れることが
とても大切だからです

そのためまずは自分の身の回りから
改善活動を小さくスタートしていく
ことはとても有効に機能します

そこで今回はデスク周りから始める
整理・整頓・清掃の進め方について
お話ししていきたいと思います

 

デスク周りから始める整理活動

デスク周りから始めると言っても
職場の整理活動と大きく変わりません

目的はもちろん
デスク周りに必要でないものを
なくすための活動です

つまり必要なものしかない状態を
まずはつくるステップです

進め方は以下の通り

【デスク周りの整理活動の進め方】
進め方1:必要・不必要の基準の設定
進め方2:整理活動実施日程の決定
進め方3:決めたとおり実施する

それではこの進め方について
詳しく説明していきましょう

 

進め方1:必要・不必要の基準の設定

まずは必要・不必要の基準の設定です

デスク周りにあるものとは
一体どんなものがあるでしょうか

一度見渡してみてください

○ 書類
○ 文房具
○ OA機器
○ 備品 など
デスク周りとはいっても
様々なものが存在しています

あなたはこのものをどういった基準で
必要・不必要を判断すべきでしょうか

 

職場によって違いがありますが
基本的に

どの程度の頻度で使うものなのか
今後いつ使うか=過去いつ使ったか
回数や時間で決まるものと想像します

つまり1回も使わないものは
不用品であるという判断

今後いつ使うか分からないものは
要するに過去長期間使っていなければ
不用品であるという判断

は間違いなさそうだという仮説は
立てられそうですよね

そのためこの必要・不必要の基準は
この使用期間を決めるということ

具体的には
○○ヶ月使わないものは不用品である
という○○を決めることです

 

進め方2:整理活動実施日程の決定

基準がきまったらその基準どおりに
整理活動を実施する日程を決めます

何月何日何時から何分間で
実施するか決めます

なぜならヒトは決めないと
実施しないことが多くからです

『また今度にしようかな』

どんな職種でどんな立場にいても
この考えに流されれば結果は出ません

結果が出なけれな継続はありえません

だって意味がないですから

そのため必ず自らが
計画を立ててやり切ることを
まずは決めて欲しいのです

 

進め方3: 決めたとおり実施する

そして計画を決めたなら必ず
決めたとおりに実施してください

実施すれば少なからずスッキリします

そのスッキリ感が何より重要なのです

整理・整頓・清掃の最初の整理活動

その最初のステップを気持ちよく
クリアすることこそ次へのステップを
踏み出す原動力となります

逆にこの整理がスッキリしないまま
つまり不用品があるかもしれないまま
整頓・清掃活動に進んでも
大きな成果に繋がりにくいです

なぜなら、必要なものしか
大切にする余裕がないからです
必要なものしかないと認識すればこそ
大切なものを効率よく使う整頓活動
そしてピカピカに磨くする清掃活動に
本気で取り組むことができます

必要や不要かわからない半端なモノを
妥協なく磨こうと思うヒトは少いと
そう考えますがいかがでしょうか?

そうしてスッキリしてから次の
整頓活動に入っていきます

 

デスク周りから始める整頓活動

次はデスク周りの整頓活動です

進め方は以下の通り

【デスク周りの整頓活動の進め方】
進め方1:実施すべきことの抽出
進め方2:整頓活動実施日程の決定
進め方3:決めたとおり実施する

それではこの進め方についても
詳しく説明していきましょう

 

進め方1:実施すべきことの抽出

まずは整頓活動
つまりモノの置き方を決めます

この時は付箋を活用します

まず定位・定品・定量=3定に沿って
できていない部分を付箋にどんどん
書いていきます

○ テープ台の置き場所を決める
○ 置き場所に置くモノの表示をする
○ 全引き出しの形跡整頓をする など
たくさん思いつくものをどんどん
書き出していきます

そして、
効果が大きいモノ-小さいモノ
すぐやれるモノ-やれないモノ
この2つの軸で優先順位をつけて
実施すべきことを抽出してください

 

進め方2:整頓活動実施日程の決定

抽出できたら優先順位の高い順番に
いつ実行に移すのかを決定します

こちらも日時を明確にして実施します

やはり人間は弱いです

具体的に決めておかないと
すぐ逃げてしまう弱い自分を認めて
実行日程を書いて誰かに宣言しておく

予定どおり実行できるよう
自分を追い込んでおいてください、笑

 

進め方3:決めたとおり実施する

不思議なもの決めたらほぼ
実行することができます

その実施する時に新たなアイデアを
生み出しておいていただきたいです

というのは、人間は改善をしている時
もっとも問題や課題に近づきます

近づいた時に感じたモノは精度が高く
そんな状態の時に生まれたアイデアは
とても役に立つ確率も高いモノです

やはり三現主義はとてもチカラを
発揮する機会を生み出します

そのため思いついたらすぐ
メモるクセをつけてくださいませ

せっかく気がついたいいアイデアも
忘れてしまっては意味がありません

そこは過信せずぜひ記録ください

 

デスク周りから始める清掃活動

さて最後に清掃活動ですが
これも組織的な活動を同じです

【デスク周りの清掃活動の進め方】
進め方1:清掃エリアを区分する
進め方2:清掃活動実施日程の決定
進め方3:決めたとおり実施する

それでは清掃の進め方について
改めて詳しく説明していきましょう
 

進め方1:清掃エリアを区分する

まずは1週間5日として
5つのエリアに区分します

例えば
机の天板の上、上段引き出し
下段引き出し、机の下、机下の床など
わかりやすいエリアでいいです

 

進め方2:清掃活動実施日程の決定

次に決めたエリアを各曜日に
当て込んでいきます

例えば以下のとおり

【デスク周りの当て込み例】
月曜日:机の天板の上
火曜日:上段引き出しの中
水曜日:下段引き出しの中
木曜日:机の下
金曜日:机下の床

これによって漠然と清掃するのでなく
集中して清掃するように意識できます

1週間かけてすべてピカピカに
近づけていくとういうわけです

進め方3:決めたとおり実施する

決めたらそのとおり実施します

整頓活動をまってく同じですが
この清掃に集中すれば集中するほど
『あーもっと整理しとけばよかった』
『こんな整頓思いついた!』など
不思議とアイデアが生まれてきます

ですが
『重要だったら覚えているだろ』
『またどっかで思い出すでしょ』とか
軽く見ないでいただきたいのです

そのアイデアはとても貴重なもので
その軽い気持ちが原因で
改善が数ヶ月先になってしまう事例が
積み重なってしまう可能性があります

それは本当にもったいないんです

だから必ず思い出したらメモをとって
面倒だったらスマホに記入して
もっと面倒だったら音声を録音して
忘れない工夫をしてみてください

 

デスク周りから始める整理・整頓・清掃の進め方まとめ

デスク周りから小さく始める
整理・整頓・清掃の進め方

本当に組織活動のミニマム版と
言えると思います

これを半年間続けたら
あなたのデスク周りはとての高い
清潔レベルへと改善・維持できます

もし組織活動を進めていて
リーダーが1人で推進するくらいなら
こんなデスク周りの改善を進めて
進めたヒトだけが気持ちいい環境で
仕事ができている状況を
モデルケースとしていただきたいです

現実的に、その部分的な清潔感と
何もしない清潔感を比較することで
成果がわかるようになることでしょう

その違いをアピールして
これを組織活動にしよう!と
ならない感性の低い職場であるなら
正直、転職を考える必要があるかなと
個人的に考るほど致命的だと思います

 

 

それでは今日はここまでです
今後とも宜しくお付き合いください☆

長文・乱文を最後まで読んでくださり
いつもありがとうございます♪

すべては企業発展のために
すべてはみんなの笑顔と元気のために

 

 

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経営総合プロデューサー 西本 文雄(にしもと ふみお)
 大手総合電機メーカーで20年間経験を積んで平成22年に独立。8年間で500社を超える中小企業支援、そして自らも小売業を立ち上げて業績を安定させた実績を持つ超現場主義者。小さなチームで短期的な経営課題を解決しながら、中長期的な人材育成を進める「プロジェクト型課題解決(小集団活動)」の推進支援が支持を集めている。

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