整理・整頓・清掃を継続するために
3s活動、5s活動を続けるために
とても重要なポイントに
標準化と管理の定着が挙げられます

そんな標準化と管理の定着とは何か?
どうしてそんなに重要なのか?
標準化と管理の定着の進め方とは?

そんな標準化と管理の定着について
詳しく解説をしていくことで
あなたの職場づくりに活かして
いただければと思います

 

標準化と管理の定着とは?

まずはこの『標準化と管理の定着』
実はQC活動などで扱われている
QCストーリーのステップの1つで
問題解決の最終プロセスです

そのQCストーリーには以下のように
5ステップ存在しています

【QCストーリーの5つのステップ】
STEP1:テーマの選定
STEP2:現状の把握と目標の設定
STEP3:要因の解析
STEP4:対策の検討と実施
STEP5:標準化と管理の定着

4ステップで問題解決をして
この標準化と管理の定着でもって

◯元に戻らないようにすること
◯さらに効果の拡大を図ること、の
2つを狙いとしています

もう少し理解を深めていただくため
『標準化』『管理の定着』に分けて
詳しく説明していきましょう

標準化とは?

標準化とは何でしょう?

まずは辞書を調べてみましょう

【標準化】ひょうじゅん‐か
1 標準に合わせること。また、標準に近づくこと。
2 何もしなければ多様化・複雑化し、無秩序になってしまう事柄について、秩序が保たれる状態を実現するために、誰もが共通して使用できる一定の基準を定めること。製品やサービスの品質・性能・安全性・互換性の確保、利便性の向上、試験・評価方法の統一などを目的として、統一された規格をつくる過程をいう。

2つの意味が記載されてますが
この場合は2が近いです

ま、表現は少しむずかしいですが
要するに一定の基準を定めることです

例えば、あなたが自動車を運転して
時速65Km/hのスピードを
出していたとします

この状態は速いですか?遅いですか?

ま、確かに一般道では速いかもですが
高速道路では遅いかもしれません

もうおわかりでしょうか?

 

これを判断するには
つまり制限速度という標準が
必要になってくるわけです

制限速度が50Km/hの一般道路なら
15Km/hもオーバーしています

一方で同80Km/hの高速道路なら
15Km/hも不足していて
周囲の方々に迷惑をかけているかも
しれないということがわかります

つまり本来はどんな状態が適切か?
ちゃんと定めておこうというのが
標準化です

管理の定着とは?

管理の定着とは
文字通り管理を定着させることです

例えば整理・整頓・清掃を進めます
整理で必要なモノだけの職場にして
整頓でモノの置き方を標準化し
清掃でピカピカな状態にします

でもこの状態を維持していくためには
きっちりと手順を標準化したうえで
しっかりとそれを守る必要があります

ちゃんと標準どおりやれたかどうか?
どの程度やれているかどうか?
それをさらに進化させているか?

その状態をモニタリングする体制を
整備していくことを『管理』と呼び
それを定着させることが
『管理の定着』です

ではそれら標準化と管理の定着が
なぜ重要なのでしょうか?

 

なぜそんなに標準化と管理の定着が重要なのか?

職場では多くの改善を進めていきます

職場に存在する問題を見つけ出して
それを改善していきますよね

整理:不要なモノを捨てる
整頓:効率的な置き方を考えて標準化
清掃:ハキハキフキフキで磨き上げる

これを繰り返していきますと
1段階上の問題に気がついてきます

整理:なぜ不要なモノが発生するのか
整頓:なぜ決めても乱れてしまうのか
清掃:どこから汚れが生まれるのか

その根源をある日、見つけます

 

そうすると

不要なモノが発生しない方法
どうやっても乱れない方法
そもそも汚れが生まれない方法 を
考えつくようになります

 

でもこれは考えついただけだと
行動に移すのは自分だけです

多くの作業者は気が付かなくて
効果は限定的となりますよね

文字通り、そのヒトは気がついて
成長はしたかもしれないけれど
組織として成長できていません

これを組織ぐるみの成長へつなげる

そのためには改善して終わり!でなく
『標準化』で適切なやり方を決めて
それを管理して定着化させることで
限定的な効果を全体的な効果へと
拡大させることが重要になるわけです

ではそんな標準化と管理の定着は
どのように進めればいいでしょうか?

正しい標準化と管理の定着の進め方

標準化と管理の定着を進めるにも
正しい進め方があります

『標準化』と『管理の定着』にわけて
その進め方についてお話していきます

正しい標準化の進め方について

標準化とは適切なやり方を定めること

それを実現するために
『作業手順書』を作成します

作業標準書や作業マニュアルとも
呼ばれますが違いはありません

作業手順書の作り方は以下の
5つの手順でオススメします

【作業手順書の作り方】
手順1:作業手順書の内容を決める
手順2:目次や構成を考える
手順3:時系列順に手順を整理する
手順4:作業手順書を仮運用してみる
手順5:仮運用の結果で見直しする

この5つの手順について
もう少しだけ詳しくお話しましょう

手順1:作業手順書の内容を決める

作業手順書をつくりはじめる時には
まず書く内容、つまり企画の内訳を
最初に決めておくことが重要です

なぜなら作成途中で目的を見失い
誰のための何のための手順書なのか
わかりにくい成果物になり勝ちに
なるからです

そのため5W1Hでまとめてください

い つ:When
どこで:Where
だれが:Who
なにを:What
な ぜ:Why
どのように:How

5W1Hは考えている内容を
具体的にするためのフレームです

そうやって内容を決めることが
1つ目手順です

手順2:目次や構成を考える

内容が決まったら次は
目次など構成を考えます

構成とは簡単に表現すると
作業手順書の大まかな枠組みです

絵画をデッサンするのにもかならず
全体の構図、骨組みを考えますよね

それと同じで作業手順書をつくるのに
しっかりと構成を組み上げてから
本格的に作成プロセスを進めて下さい

ただし、ここでは完璧を目指さずに
大まかであることが重要です

 

手順3:時系列順に手順を整理する

まずは作業手順をリストアップします

これを整理するには付箋が便利です

対象作業を実施している熟練作業者に
集まっていただいて作業手順を
教えてもらないながら付箋に記入し
それを模造紙に貼り付けていきます

不思議なことにこのプロセスだけで
意外と作業者によってバラツキがある
ことが明らかなって効果が出ます

それぞれの作業者が良かれと
各々工夫をしているためです

喜ばしいことですよね

でもそれぞれの考える最適な方法を
見つける過程であることを事前に
説明しておく必要があります

なぜなら今まで良かれと思って
工夫していることを否定されたと
誤解を受けかねないからです

そうなるとせっかく標準化しても
徹底しにく環境を作ってしまいます

ここは前向きなスタイルに対しては
歓迎ムードをつくれるよう
工夫して進めてください

そうやって手順を整理して
関係者で最適案をつくれたならば
それを文章化して次の手順へ

 

手順4:作業手順書を仮運用してみる

作成した作業手順書を配布して
まずは行って期間、仮運用してみます

そのことで
実際にそのとおり作業できるか?
期待どおりの効果がでるのか?
本当にその手順が最適なのか?
仮説を検証することができます

そしてその仮運用を進めてから
最後の手順に進めます

 

手順5:仮運用の結果で見直しする

仮運用で明らかになった問題点を元に
改善を折り込みながら見直します

そうやってより良い作業手順を
関係者全員でつくりあげていきます

このことによって熟練作業者が
気にしていることや考え方など
関わったヒトの理解が深まります

そういったものづくりに関する
スキルやノウハウも伝承できます

 

正しい管理の定着の進め方について

標準化がまとまったら次は
管理の定着を進めていきましょう

【管理の定着の進め方】
手順1:管理体制を検討する
手順2:検討した管理体制の仮運用
手順3:見直しと標準化

この3つの手順についても
簡単に説明していきましょう

手順1:管理体制を検討する

まずは関係者全員に集まってもらって
標準化した内容を全員で確認して
どんな管理体制が必要か考えます

作業品質を確認するチェックリスト
品質変動要因の数値グラフ(管理図)
不良項目別発生頻度のヒストグラム
など必要に応じてなにがベターか
そのことによって維持できるか
考えながら管理体制を検討します

これには答えというものがありません

さまざまな管理体制を検討して
最適なしくみを生み出して下さい

そして決めた管理体制も
一度文章化しておきます

 

手順2:検討した管理体制の仮運用

標準化と同じですが検討した体制を
一定期間仮運用して問題点を確認

明らかになった問題点を
忘れないようリストアップしておき
その対処法を考えておきます

 

手順3:見直しと標準化

そんな対処方を織り込んで
その管理体制を見直していきます

さらにそれそのものも
作業手順書として標準化しておきます

このことで担当が変わっても
やり方は分かりますし
新人教育にも活用することが可能です

 

標準化と管理の定着の進め方~5s活動の継続のために~まとめ

いかがだったでしょうか?

標準化と管理の定着の重要性と進め方
ご理解いただけたかと思います

ただし文章化とは表現しましたが
必ずしも書面化が適切とは思いません

最近ではスマートフォンの普及が進み
誰でも簡単にビデオが撮れて
ファイルの管理も簡単です

またパワーポイントで図式化しながら
音声を録音できて、これも動画化が
簡単にできるようにもなっています

こういったテクノロジーを活用すると
思っている以上に簡単に標準化と
管理の定着を進めることが可能なので
ぜひご検討ください

 

 

それでは今日はここまでです
今後とも宜しくお付き合いください☆

長文・乱文を最後まで読んでくださり
いつもありがとうございます♪

すべては企業発展のために
すべてはみんなの笑顔と元気のために

 

 

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経営総合プロデューサー 西本 文雄(にしもと ふみお)
 大手総合電機メーカーで20年間経験を積んで平成22年に独立。8年間で500社を超える中小企業支援、そして自らも小売業を立ち上げて業績を安定させた実績を持つ超現場主義者。小さなチームで短期的な経営課題を解決しながら、中長期的な人材育成を進める「プロジェクト型課題解決(小集団活動)」の推進支援が支持を集めている。

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